Podstawy prawne monitoringu w miejscu pracy
Pracodawca, wprowadzając monitoring w swoim zakładzie pracy, oprócz stosowania się do przepisów ogólnych Kodeksu pracy oraz RODO, nie może zapominać o przepisach wewnątrzzakładowych. Każdy pracodawca, który zamierza wprowadzić monitoring wizyjny w zakładzie pracy lub na terenie wokół zakładu, w pierwszej kolejności powinien określić jego cele, zakres i sposób zastosowania. Ustalenia te należy zamieścić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Modyfikując przepisy zakładowe, należy dochować trybu przewidzianego przepisami prawa pracy dla danego rodzaju aktu.
REKLAMA
Kodeks pracy, w art. 22², jasno określa podstawy prawne, według których pracodawca może stosować monitoring. Może być on prowadzony wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, takich jak konieczność zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrona mienia firmy czy potrzeba zachowania tajemnic, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Z drugiej strony, każdy podmiot, nawet ten niezatrudniający pracowników, ma obowiązek stosowania RODO, które nakłada na pracodawców dodatkowe obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych, do których zalicza się wizerunek.
Pracodawca musi również wykazać, że stosowanie monitoringu jest proporcjonalne do celu, który ma zostać osiągnięty, co oznacza, że musi istnieć wyważenie między interesem pracodawcy a prawami pracowników. Spełnienie wymogu niezbędności oraz proporcjonalności ma kluczowe znaczenie. Oznacza to, że monitoring może zostać wdrożony wyłącznie w sytuacji, gdy jest rzeczywiście konieczny do realizacji określonego celu, takiego jak ochrona pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji czy zachowanie tajemnicy przedsiębiorstwa. Sam fakt technicznej możliwości zastosowania kamer nie stanowi wystarczającego uzasadnienia dla ich instalacji. Pracodawca powinien każdorazowo wykazać, że cel nie może zostać osiągnięty przy zastosowaniu mniej ingerujących środków.
Istotne jest, by zgodnie z zasadą przejrzystości, informacje oraz komunikaty związane z przetwarzaniem danych osobowych były przedstawiane w sposób przystępny i klarowny, wykorzystując prosty i zrozumiały język. Wymóg ten odnosi się przede wszystkim do obowiązku poinformowania osób, których dane są przetwarzane, o tożsamości administratora, celach przetwarzania oraz innych istotnych kwestiach, które gwarantują uczciwość i przejrzystość tego procesu.
Ponadto, pracodawca obowiązany jest do zapewnienia bezpieczeństwa danych poprzez wdrażanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zgodnie z art. 32 RODO. Przykładowym działaniem tego rodzaju jest szyfrowanie danych osobowych czy zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania, a ponadto ograniczenie dostępu do nagrań.
Pracodawca pełniący funkcję administratora danych z monitoringu powinien w sposób wyraźny i czytelny oznaczyć obszary znajdujące się w zasięgu kamer. System monitoringu wizyjnego rejestruje nie tylko wizerunki pracowników, ale również osób postronnych, takich jak klienci, kontrahenci czy dostawcy. Informacja o obecności wideomonitoringu na danym terenie powinna być przekazywana za pomocą odpowiednich symboli graficznych lub komunikatów dźwiękowych. Co ważne tereny objęte monitoringiem muszą być oznaczone najpóźniej dzień przed jego uruchomieniem.
Zakres stosowania monitoringu
Monitoring powinien obejmować wyłącznie obszary niezbędne do osiągnięcia założonych celów. Zgodnie z przepisami, monitoring wizyjny nie powinien obejmować pomieszczeń prywatnych pracowników, takich jak szatnie, sanitariaty, stołówki, palarnie czy pomieszczenia udostępniane zakładowym organizacjom związkowym. Jeżeli w danym przedsiębiorstwie monitoring obejmuje któreś z wymienionych pomieszczeń, lepiej już dziś wprowadzić odpowiednie zmiany, by nie narazić się na odpowiedzialność. Warto podkreślić, że w wyjątkowych przypadkach monitoring w takich pomieszczeniach jest dopuszczalny, np. gdy jest to konieczne do zapewnienia bezpieczeństwa i nie narusza to godności pracowników. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, należy wystąpić o zgodę przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Art. 13 RODO, czyli obowiązek informowania
Zgodnie z art. 13 RODO pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o zastosowaniu monitoringu. Jednak w praktyce oznacza to, że pracodawca musi uprzedzić pracowników o rejestrowaniu obrazu i celu jego wykorzystania z odpowiednim wyprzedzeniem. Informacja ta musi zostać przekazana najpóźniej na 14 dni przed uruchomieniem systemu monitoringu, w formie zgodnej z przyjętymi w danej firmie zasadami komunikacji, np. poprzez ogłoszenie na tablicy informacyjnej lub wiadomość e-mail. Nowo zatrudnieni pracownicy powinni natomiast otrzymać indywidualną, pisemną informację o funkcjonowaniu monitoringu jeszcze przed rozpoczęciem pracy.
Warto podkreślić, że sama informacja o monitoringu powinna być szczegółowa i zrozumiała, a pracodawca powinien dołożyć starań, aby pracownicy wiedzieli, jakie dane są gromadzone, jak długo będą przechowywane oraz kto będzie miał do nich dostęp.
Przechowywanie i udostępnianie nagrań
Zgodnie z regulacjami RODO i Kodeksu pracy nagrania obrazu mogą być przetwarzane wyłącznie w celach, dla których zostały zebrane, i przechowywane przez maksymalnie trzy miesiące od dnia nagrania. Wyjątkiem jest sytuacja, w której nagrania stanowią dowód w postępowaniu lub pracodawca uzyskał informację, że mogą być takim dowodem. W takich przypadkach okres przechowywania wydłuża się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie tych terminów nagrania zawierające dane osobowe muszą zostać zniszczone, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.
Okres przechowywania nagrań często nie jest przestrzegany przez pracodawców. Nie są oni świadomi limitów ustawowych i konieczności usuwania danych po określonym czasie. W przypadku użycia danego materiału po czasie może pojawić się ryzyko uznania, że dowód jest niezgodny z prawem, lub kary z tytułu bezpodstawnego przetwarzania danych osobowych. Zaniechanie pracodawcy może stworzyć wiele komplikacji, które będą ciągnęły się przez wiele kolejnych miesięcy.
Dostęp do nagrań powinien być ściśle ograniczony i kontrolowany. Do przetwarzania danych z monitoringu uprawnieni są wyłącznie wyznaczeni pracownicy, a wszelkie udostępnianie danych, np. organom ścigania, powinno być starannie ewidencjonowane. Należy pilnować, aby każdorazowo wydawać nagrania czy obrazy na pisemną prośbę, a nie na zgłoszenia telefoniczne, których nie możemy zweryfikować. Ponadto pracownicy mają prawo do wglądu w swoje dane osobowe, co może obejmować nagrania, na których zostali zarejestrowani, jeśli jest to możliwe do zrealizowania technicznie i organizacyjnie.
Pamiętajmy o przestrzeganiu zasady minimalizacji danych
Wizerunek utrwalony na nagraniu stanowi dane osobowe, co oznacza, że przetwarzanie tego rodzaju danych podlega rygorom wynikającym z RODO. Pracodawca jako administrator danych zobowiązany jest do zapewnienia środków technicznych i organizacyjnych gwarantujących poufność, integralność oraz bezpieczeństwo systemu monitoringu.
Kluczowa zasada RODO, taka jak zasada minimalizacji danych, odnosi się również do wideomonitoringu. Oznacza to, że monitoring wizyjny powinien być stosowany jedynie w takim zakresie, który jest konieczny do osiągnięcia zamierzonych celów. Nadmiarowy monitoring lub rejestracja dźwięku (o ile nie jest to absolutnie uzasadnione) mogą zostać uznane za naruszenie przepisów. Wdrożenie takiego rozwiązania wymaga rzetelnej analizy ryzyka oraz konieczności ochrony prywatności pracowników.
Niedopełnienie obowiązków pracodawcy może skutkować skargą do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub wszczęciem postępowania sądowego o naruszenie dóbr osobistych pracowników.
Monitoring poczty
Pracodawca, oprócz monitorowania pomieszczeń, może zdecydować się na kontrolowanie służbowej poczty elektronicznej pracowników oraz innych narzędzi pracy zgodnie z art. 223 Kodeksu pracy. Tego rodzaju monitoring jest dopuszczalny wyłącznie w sytuacjach, gdy jest konieczny do zapewnienia odpowiedniej organizacji pracy, pozwalającej na efektywne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie narzędzi udostępnionych pracownikowi. Kontrola poczty elektronicznej oraz innych narzędzi pracy nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika. Powyższe ma pośrednio także zastosowanie do trackingu pojazdów służbowych.
Jak wynika z powyższego, monitoring poczty oraz innych narzędzi pracy również może być stosowany wyłącznie w zakresie określonym ustawą. Proces wprowadzania tego monitoringu przebiega w sposób analogiczny do monitoringu wizyjnego. Pracodawca jest zobowiązany określić cele, zakres i sposób jego stosowania, a następnie poinformować pracowników w odpowiednim terminie. W przypadku nowo zatrudnionych osób informacja o monitoringu poczty elektronicznej musi zostać przekazana indywidualnie, w formie pisemnej, jeszcze przed rozpoczęciem przez nich pracy.
Podsumowanie
Wideomonitoring w zakładzie pracy może być skutecznym narzędziem zarządzania bezpieczeństwem, ale jego stosowanie wymaga zachowania ścisłych reguł. Pracodawcy muszą zadbać o wyraźne cele stosowania monitoringu oraz informować pracowników o ich prawach, co zostanie zrealizowane przez wprowadzenie odpowiednich zapisów do Regulaminu pracy i Polityki RODO.
Wdrożenie monitoringu powinno być poprzedzone rzetelną analizą ryzyka, pozwalającą ocenić wpływ planowanych rozwiązań na prawa i wolności osób, których dane są przetwarzane. Analiza ta umożliwia właściwe wyważenie interesu pracodawcy oraz ochrony prywatności pracowników, a także stanowi element wykazania zgodności z zasadą minimalizacji danych.
Pamiętajmy, że stosując monitoring w zakładzie pracy, należy przede wszystkim dbać o godność oraz inne dobra osobiste pracownika. Jeżeli posiadasz monitoring w swoim zakładzie lub biurze, sprawdź, czy wprowadziłeś go w sposób zgodny z prawem.
