Cyfrowa transformacja przy użyciu prostych i ogólnodostępnych narzędzi. Jak usprawnić procesy bez drogich systemów

Każdy kto uczestniczył we wdrożeniu systemów ERP, WMS, TMS itp., zdaje sobie sprawę z tego, jak długotrwałe i kosztowne są to projekty. Koszty wdrożenia nie mają wyłącznie charakteru finansowego, ale wiążą się również ze znacznym nakładem pracy zespołów projektowych. Po wdrożeniach nierzadko okazuje się jednak, że systemy nie uwzględniają wszystkich indywidualnych uwarunkowań danego przedsiębiorstwa lub okazują się na tyle nieelastyczne, że wdrażanie bieżących zmian i usprawnień jest niezwykle kosztowne i pracochłonne. W konsekwencji pracownicy wykonują część pracy manualnie na zasadzie „kopiuj-wklej” lub tworzą dodatkowe potrzebne im funkcjonalności w arkuszu kalkulacyjnym.
Ilość powtarzalnej, manualnej pracy związanej z obsługą tych dodatkowych narzędzi rośnie wraz ze wzrostem ilości danych, jakie firmy przetwarzają. Biorąc pod uwagę, że w ciągu ostatnich 5 lat powstało więcej danych niż w całej wcześniejszej historii ludzkości, ilość pracy manualnej i kopiowania między narzędziami pochłania coraz więcej czasu. Poza oczywistym aspektem ponoszenia zbędnych kosztów i marnowania czasu, jest to nie tylko demotywujące dla pracowników, ale jedocześnie generuje masę błędów i pomyłek.
Rozwiązaniem tego problemu są nowe technologie, czyli innowacyjne narzędzia, systemy i metody, które wykorzystują najnowsze osiągnięcia nauki i techniki do zwiększenia efektywności, automatyzacji i innowacyjności. Obejmują one zarówno oprogramowanie, sprzęt, jak i inteligentne algorytmy zdolne do analizowania danych, podejmowania decyzji i optymalizacji procesów.
Nieustannie słyszymy, że kolejne firmy z sukcesem wdrożyły nowinki technologiczne oparte na sztucznej inteligencji, które rozwiązały szereg problemów w firmie. Często jednak informacje te nie są poparte konkretami i nie jesteśmy w stanie odróżnić realnych sukcesów od zafałszowanego przekazu, który ma budować wizerunek danego przedsiębiorstwa.
Równolegle każdego dnia zalewani jesteśmy informacjami o nowych narzędziach, które potencjalnie mogą ułatwić nam pracę. Jest ich tak dużo, że ciężko jest je odpowiednio dobrać do specyfiki organizacji i zdarza się, że próbując je wykorzystywać, kończymy z całą listą abonamentów i mikropłatności. Biorąc dodatkowo pod uwagę aspekt bezpieczeństwa poufnych danych, które przekazujemy nieustannie rosnącej liczbie dostawców oprogramowania, coraz częściej podchodzimy do wdrożeń nowych technologii z dystansem, traktując je jako drogie eksperymenty.
Tymczasem możemy korzystać z dobrodziejstw nowych technologii bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów i przeprowadzania długotrwałych wdrożeń. Cyfrowa transformacja nie musi oznaczać milionowych inwestycji i wieloletnich projektów. Można zacząć prosto – od narzędzi, które są dostępne, intuicyjne i naprawdę działają. Na początku drogi do cyfrowej transformacji na szczególną uwagę zasługują Power BI, Power Apps i RPA.
Power BI to narzędzie do wizualizacji danych i analiz w czasie rzeczywistym. Dzięki niemu dyrektor finansowy może na bieżąco monitorować marże, rentowność czy płynność finansową, bez konieczności czekania na raport z Excela. Kierownik operacyjny z kolei może z łatwością zidentyfikować wąskie gardła w procesach i podejmować decyzje, zanim problem się pogłębi. Power BI integruje dane z różnych źródeł – systemów ERP, CRM, arkuszy kalkulacyjnych – i pozwala tworzyć dynamiczne raporty, które wspierają codzienne decyzje biznesowe. Hasło, jakie towarzyszy nam podczas wdrażania rozwiązań opartych na Power BI, to „Zobacz więcej. Zrozum szybciej. Działaj lepiej”.
Power Apps to rozwiązanie dla tych, którzy chcą szybko tworzyć aplikacje biznesowe bez pisania kodu. W firmach, gdzie procesy często się zmieniają, Power Apps daje elastyczność, której nie osiągnie się w klasycznych systemach. Przykładowo, można w prosty sposób stworzyć aplikację do zarządzania projektami, która pokazuje postęp prac, przypomina o zadaniach i wspiera komunikację w zespole. To narzędzie, które pozwala każdemu, niezależnie od technicznych kompetencji, realnie wpływać na sposób działania organizacji.
RPA (Robotic Process Automation) to technologia, która pozwala zautomatyzować powtarzalne, czasochłonne czynności bez konieczności zmiany istniejących systemów. Działa jak cyfrowy pracownik: przenosi dane między systemami, wysyła raporty, wprowadza informacje do aplikacji księgowych. Nie popełnia błędów, nie bierze urlopu i nie narzeka. W firmach, które przetwarzają dużo danych, RPA potrafi zredukować czas pracy z godzin do minut. I co najważniejsze – nie zabiera ludziom pracy, tylko nudne zadania.
Wykorzystanie prostych, ogólnodostępnych narzędzi cyfrowych niesie ze sobą szybkie i mierzalne korzyści. Przede wszystkim pozwala znacząco ograniczyć liczbę błędów, bo tam, gdzie człowiek może się pomylić, dobrze skonfigurowany system działa konsekwentnie i bezbłędnie. Automatyzacja uwalnia też czas – pracownicy nie muszą już wykonywać powtarzalnych, nużących zadań, co pozwala im skupić się na działaniach kreatywnych i strategicznych. Co więcej, procesy stają się skalowalne – mogą działać 24 godziny na dobę, niezależnie od liczby zamówień, klientów czy zmian w zespole.
W tym wszystkim główną rolę odgrywają dane. To one są dziś „nowym złotem” – źródłem przewagi konkurencyjnej i podstawą do podejmowania trafnych decyzji. Tymczasem przeciętna firma wykorzystuje mniej niż 5% danych, które posiada. Reszta zalega w systemach, arkuszach i raportach – niewykorzystana. Dzięki takim narzędziom jak Power BI, Power Apps czy RPA możemy wreszcie zacząć z tych danych korzystać: analizować je w czasie rzeczywistym, wyciągać wnioski i działać szybciej oraz mądrzej.
Pamiętajmy jednak, że żadna technologia nie rozwiąże problemów, których nie potrafimy nazwać. Zanim sięgniemy po nowe narzędzie, warto zadać sobie kilka prostych pytań: Gdzie naprawdę tracimy czas? Co frustruje ludzi? Jakie decyzje podejmujemy „na czuja”? Dopiero wtedy warto dobrać odpowiednie rozwiązanie. Bo technologia powinna być naszym wspólnikiem, nie dyktatorem.