Co magazyn traci, gdy nie widzi transportu?
Pierwsza strata to czas. Brygadzista, który nie wie, kiedy wrócą auta, planuje zmianę “na oko” albo dzwoni do kierowców. Każdy taki telefon to przerwana jazda kierowcy i kilka minut pracy kogoś, kto powinien zajmować się kompletacją.
REKLAMA
Druga strata to argumenty. Gdy odbiorca twierdzi, że towar przyjechał rozmrożony albo uszkodzony, magazyn musi wykazać, w jakich warunkach ładunek opuścił rampę i jak był przewożony. Bez danych z drogi zostaje dokument wydania i słowo kierowcy.
Trzecia strata to wiedza o własnych procesach. Jeśli nie wiadomo, jak długo auta czekają na rozładunek u poszczególnych odbiorców, trudno ocenić, czy problemem jest kolejność załadunku, okna dostaw, czy organizacja po stronie klienta.
Łańcuch chłodniczy nie kończy się na bramie magazynu
Firmy przewożące żywność, leki czy inne towary wrażliwe na temperaturę muszą umieć udokumentować warunki przewozu. Magazyn odpowiada za to, w jakim stanie ładunek trafia do naczepy, ale reklamacja zwykle dotyczy tego, co działo się później.
Pojedynczy odczyt temperatury z jednego punktu naczepy daje ograniczony obraz. Powietrze przy agregacie jest chłodniejsze niż przy drzwiach, a ładunek w głębi naczepy zachowuje się inaczej niż palety ustawione na końcu. Dlatego stosuje się kilka czujników rozmieszczonych w różnych strefach ładowni - na przykład w najgłębszej części naczepy i w jej połowie. Każdy z nich może mierzyć zarówno temperaturę, jak i wilgotność w tym samym miejscu, co ma znaczenie przy towarach wrażliwych na kondensację.
Dla kierownika magazynu liczy się jeszcze kontekst. Wykres temperatury pokazuje, że w danym momencie było cieplej, ale nie mówi dlaczego. Dopiero zestawienie go z otwarciami drzwi, pracą agregatu, prędkością i miejscem postoju pozwala odróżnić normalny rozładunek od problemu.
Jak udokumentować dostawę na potrzeby reklamacji?
Przy sporze z odbiorcą najlepiej sprawdzają się dane, które zapisują się same, bez udziału kierowcy. W praktyce dobrze, gdy dla każdego kursu da się odtworzyć:
- warunki w każdej strefie naczepy od wyjazdu do powrotu,
- momenty otwarcia drzwi i miejsca, w których do nich doszło,
- rzeczywisty czas przyjazdu do odbiorcy na tle uzgodnionego okna dostawy,
- czas oczekiwania na rozładunek i samego rozładunku,
- zdarzenia na trasie oraz to, jak na nie zareagowano.
Taki zestaw zmienia rozmowę z odbiorcą. Jeśli temperatura była w normie do momentu otwarcia drzwi u klienta, a potem auto czekało godzinę na rozładunek z otwartą naczepą, to inna sytuacja niż awaria agregatu w trasie. Obok samego zdarzenia powinna być zapisana decyzja, którą podjęto - kto i kiedy zareagował oraz z jakim komentarzem.
Planowanie przyjęć: ETA powrotu zamiast telefonów
Drugi obszar, w którym dane z transportu pomagają magazynowi, to organizacja pracy przy rampach. Wracające auta przywożą zwroty i puste opakowania, a często muszą być szybko przygotowane do kolejnego kursu.
Gdy magazyn widzi, które pojazdy są wolne, które realizują zlecenie, a które już wracają, i zna przewidywany czas ich powrotu, może planować zadania z wyprzedzeniem. Przydatne jest grupowanie aut według czasu do przyjazdu - na przykład do 15 minut, do 30 minut, do godziny i do dwóch godzin. Brygadzista od razu wie, czy przesunąć ludzi do obsługi zwrotów, czy dokończyć kompletację następnej trasy.
W efekcie jest mniej przestojów przy rampach i mniej sytuacji, w których kilka aut czeka naraz, podczas gdy godzinę wcześniej magazyn był pusty.
Okna dostaw: co mówią rzeczywiste czasy?
Okna czasowe uzgadnia się z odbiorcami, ale ich dotrzymanie zależy w dużej mierze od tego, co dzieje się w magazynie przed wyjazdem. Spóźniony załadunek przekłada się na cały kurs.
Dlatego warto porównywać zaplanowane punkty z wykonanymi, a godziny przyjazdu z oknami dostaw - nie dla jednej trasy, tylko w dłuższym okresie. Takie zestawienie pokazuje, które okna są regularnie nierealne, u których odbiorców auta czekają najdłużej i czy problem zaczyna się już przy rampie wyjazdowej. Automatyczne wykrywanie pominiętych punktów pozwala też szybko ustalić, czy zgłoszenie “towar nie dotarł” dotyczy faktycznie pominiętej dostawy, czy błędu po stronie odbiorcy.
Jak to wygląda w praktyce?
Powyższe potrzeby to punkt wyjścia, z którego powstał moduł logistyczny Flotmana. Rozwiązanie łączy dane z naczep z informacjami o zleceniach. Statusy pojazdów i przewidywane godziny powrotu są dostępne w systemie, więc magazyn wie z wyprzedzeniem, kiedy przygotować odbiór zwrotów i załadunek pod kolejny kurs, bez dzwonienia do kierowców.
Integracja przez API działa w obie strony. System ERP lub TMS przekazuje zlecenia, punkty dostaw z terminami, pojazdy, kierowców i okna czasowe. Po zamknięciu listu przewozowego statusy i rzeczywiste czasy realizacji wracają do systemu klienta, więc nikt nie musi przepisywać danych.
W naczepie montuje się od jednego do czterech czujników, a każdy mierzy temperaturę i wilgotność w tym samym miejscu. Ich rozmieszczenie ustala się z klientem, a odczyty prezentowane są osobno dla każdej strefy. System rejestruje też pracę agregatu, otwarcia drzwi i przekroczenia ustalonych zakresów. Odtwarzacz tras pokazuje przejazd razem z wykresami temperatury, prędkości i stanu drzwi, co ułatwia analizę reklamacji.
Alerty w czasie rzeczywistym informują o temperaturze lub wilgotności poza zakresem, otwarciu drzwi poza punktem dostawy albo strefą oraz o postoju w nieautoryzowanym miejscu. Do każdego zdarzenia dyspozytor dopisuje decyzję i komentarz, a całość zostaje zapisana.
Dla magazynu przydatny jest widok statusu pracy pojazdów (brak zlecenia, realizacja, powrót ze zlecenia) oraz ETA powrotu do centrum dystrybucyjnego, pogrupowane w przedziały 15 minut, 30 minut, 1 godziny i 2 godzin. Naczepy można monitorować niezależnie od tego, czyj ciągnik je ciągnie, także gdy należą do różnych centrów dystrybucyjnych. Przewoźnik zewnętrzny ma dostęp wyłącznie do przypisanych mu naczep.
Raporty obejmują terminowość względem okien dostaw, realizację punktów, czasy przejazdu, postoju i oczekiwania na rozładunek, warunki temperaturowe oraz zdarzenia wraz z podjętymi decyzjami. To materiał zarówno do bieżących reklamacji, jak i do rozmów z odbiorcami o zmianie okien.
Od czego zacząć?
Wdrożenie takiego systemu warto zacząć od pytań po stronie magazynu, a nie transportu. Które reklamacje są dziś najtrudniejsze do wyjaśnienia? Gdzie tracimy najwięcej czasu na rampach? Których odbiorców okna dostaw sprawiają regularne problemy? Odpowiedzi podpowiedzą, gdzie rozmieścić czujniki, jakie zakresy alarmowe ustawić i które raporty przeglądać co tydzień. Więcej o samym rozwiązaniu można przeczytać na stronie Flotman.
FAQ
Ile czujników temperatury potrzeba w naczepie? To zależy od naczepy i rodzaju ładunku. Zwykle stosuje się od jednego do czterech czujników rozmieszczonych w strefach, w których warunki najbardziej się różnią, na przykład w głębi ładowni i w jej połowie.
Co, jeśli naczepę ciągnie przewoźnik zewnętrzny? Monitoring dotyczy naczepy, a nie ciągnika, więc dane są zbierane niezależnie od tego, kto ją ciągnie. Przewoźnik widzi tylko przypisane do niego naczepy.
