W tym artykule chcę was zabrać na krótki przegląd aktualnej sytuacji na rynku IT powiązanej z wdrożeniem systemów WMS. Będziemy mówić nie tylko o Polsce, ale również wykorzystamy nasze doświadczenie zdobyte na rynkach międzynarodowych w USA, Skandynawii czy krajach Beneluksu.
Wdrożenie systemu WMS a potrzeby MŚP
Przez wiele lat systemy ERP, czy to SAP, Oracle czy IFS, były jedynym sensownym rozwiązaniem dla dużych firm logistycznych. Były to systemy będące w stanie zaspokoić potrzeby na wielu poziomach operacyjnych, zapewniając jednocześnie holistyczny obraz całej działalności firmy. Pierwsze problemy z ERP zaczęły być jednak bardzo widoczne już na etapie ich stosowania w firmach logistycznych. Systemy ERP nie działały na urządzeniach mobilnych, a ich interfejs był trudny w obsłudze przez słabo przeszkolonych pracowników.
Dostawcy ERP zaczęli zatem dostarczać rozwiąznia bardziej dostosowane do potrzeb operacyjnych klientów. Tym samym zaczęli wdrażać możliwość obsługi systemu ERP na urządzeniach mobilnych. Dla przykładu wielu dostawców systemów ERP, jak IFS, opracowało przyjazny interfejs użytkownika dzięki współpracy z partnerami dostarczającymi rozwiązania na bazie platform low-code. Niemniej w kontekście zarządzania operacjami magazynowymi dostawcy systemów ERP nadal ponoszą porażkę pod względem kompatybilności z operacjami magazynowymi.
Skalę tego problemy charakteryzuje również to, że użytkownicy ERP-ów często płacą za moduły systemu, które nie są przez nich wykorzystywane. Jest to duża trudność zwłaszcza dla małych i średnich firmy logistycznych, które obsługują własne magazyny, dystrybucję fulfillment, operują w modelu Contract Logistics i wiele innych przykładów. Ponadto, wszelkie aktualizacje systemów ERP są niesamowicie kosztowne, stąd wiele firm logistycznych woli postawić na rozwiązania „Evergreen” również dla systemów operacyjnych.
Evergreen to model IT oparty na zachowaniu jak najwyższej operacyjności systemów bez potrzeby ich częstej aktualizacji i zmian programistycznych. Trend ten przyczynia się w dużej mierze do zmiany ukierunkowania w kontekście doboru systemów IT, również do wyboru systemów stworzonych do obsługi magazynów. To właśnie ten trend wpłynął na kształtowanie się potrzeby budowania indywidualnie dopasowanych systemów, co wraz z rozwojem technologii programistycznych stało się bardziej wydajne finansowo niż zakup tzw. hard-coded systemów ERP oraz ich kosztownych subskrypcji.
Firmy logistyczne dostrzegają dziś ogromny potencjał dla współpracy z firmami tworzącymi system WMS od podstaw, które są maksymalnie dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy.
Jak wybrać system do zarządzania magazynem?
Tak jak wspomniałem, firmy logistyczne chcą być maksymalnie niezależne. Ten trend jest wspólny zarówno dla rynków zachodnich, jak i rynku polskiego. Nie chcą również płacić za moduły w systemach IT, systemach zarządzania magazynem, których nie są w stanie wykorzystywać przez najbliższe 2–3 lata (lub najprawdopodobniej nigdy nie będą w stanie wykorzystywać). Wraz z tym firmy logistyczne często są nastawione na szukanie narzędzi, które pozwalają na szybkie rozwiązywanie pojedynczych problemów operacyjnych.
Niektóre z tych problemów mogą dotyczyć trudności w przyjmowaniu towarów na magazyn lub przeszkód związanych z płynnym zbieraniem zamówień w magazynie. W związku z tym często spotykamy firmy, które na ogół dobrze radzą sobie z zarządzaniem przedsiębiorstwem, ale dostrzegają deficyt wydajności przy pewnych operacjach. Zazwyczaj są to właśnie małe i średnie firmy logistyczne, które nie chcą przepłacać za rozwiązania IT.
W tym wypadku ponownie pojawia się aspekt systemu WMS, który powinien być tworzony od podstaw, aby docelowo zaspokoić wszystkie potrzeby logistyki i magazynowania. Tym samym wdrożenie nie powinno być drogim zabiegiem. Oczywiście, proces tworzenia oprogramowania i jego wdrożenia wiąże się z dokładnym wywiadem wewnętrznym firmy i z mapowaniem jej potrzeb i możliwości.
Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze systemu WMS?
Na samym początku warto bliżej przyjrzeć się kilku filarom, które są niezmiernie istotne podczas doboru właściwego oprogramowania. W późniejszym etapie dochodzi proces ewaluacji firmy dostarczającej to rozwiązanie.
Zatem koncentrując się na kluczowych aspektach doboru systemu WMS, na samym początku radziłbym zwrócić uwagę na następujące elementy:
- Wielkość magazynu. Dla małych magazynów wystarczą rozwiązania podstawowe. Czyli wystarczy skoncentrować się na procesie przyjęcia towarów na magazyn, zbieraniu zamówień, wysyłce i odpowiednim obiegu dokumentów. Ten ostatni element powinien być całkowicie zdigitalizowany. Oczywiście duże przedsiębiorstwa wymagają bardziej zaawansowanych systemów.
- Rodzaj przechowywanych towarów. System powinien być dostosowany do specyfiki produktów, np. żywność, chemikalia, sprzęt elektroniczny. Towary niebezpieczne (Dangerous goods) powinny być również identyfikowane przez system, aby ich składowanie było w dużej mierze zautomatyzowane.
- Częstotliwość inwentaryzacji. System powinien umożliwiać automatyczne lub częściowo zautomatyzowane przeprowadzanie inwentaryzacji. Jest to szczególnie ważne w branży FMCG, aby uniknąć starzejącego się stocku (zapasów).
- Integracja z innymi systemami. WMS powinien bezproblemowo współpracować z innymi systemami używanymi w firmie. Zatem jeżeli firma ma już system ERP, TMS czy e-commerce, nadal powinna być w stanie połączyć go funkcjami systemu WMS. To jest sposób na utrzymanie systemu ERP w metodzie „Evergreen”.
- Możliwość rozbudowy. System WMS powinien umożliwiać łatwe dodawanie nowych funkcji i modułów w miarę rozwoju firmy. To kolejny element, który wspiera skalowalność biznesu. Jeżeli na początku system włącza tylko podstawowe moduły, za które płacimy, jak np.: zarządzanie zapasami, śledzenie stanów magazynowych, generowanie alertów o niskich stanach, kompletacja zamówień, automatyczne przypisywanie miejsc składowania, częściowe zarządzanie transportem i śledzenie przesyłek, to warto zwrócić uwagę na dodatkowe moduły, takie jak zarządzanie zwrotami, obsługa cross-dockingu, integracja z urządzeniami mobilnymi, które mogą zostać dodane później bez potrzeby dużych zmian systemowych.
- Interfejs użytkownika. Intuicyjność powinna gwarantować łatwość w obsłudze, nawet dla osób bez specjalistycznej wiedzy.
- Koszty. Nie można zapominać o tym elemencie, który, choć jest tu na samym końcu, dla wielu MŚP znajdzie się na górze tej listy. Wybierając system WMS, należy wziąć pod uwagę licencjonowanie, czyli porównać koszty licencji różnych systemów. Następnie dochodzą koszty wdrożenia, które obejmują instalację systemu, konfigurację i szkolenie pracowników. Wiele firm pomija w pierwszej fazie koszt utrzymania, co nie jest właściwe. Należy zwrócić uwagę na koszty utrzymania systemu, takie jak aktualizacje i wsparcie techniczne.
Partner przy tworzeniu systemu WMS
Tak jak wspomniałem, wybór systemu to jedno, a proces wyboru firmy, która miałaby zrealizować jego wdrożenie, to osobny proces. Ważne jest, aby firma logistyczna od początku postawiła na kilka elementów, które są niezbędne przy wyborze partnera IT. Zauważyłem, że gdy współpracujemy z firmami logistycznymi, czy to z Finlandii, USA lub innych rynków, to nasz punkt wejścia i nawiązanie współpracy opierają się głównie na trzech elementach. Dzisiaj nie mamy problemu z ujawnieniem Państwu elementów, które leżą u podstaw sukcesu naszej firmy:
- Doświadczenie. Wiele firm, zwłaszcza MŚP, powinno zwrócić uwagę na dostawcę, który ma doświadczenie we wdrażaniu systemów WMS w podobnych branżach. Ponadto, powinna to być firma, która zatrudnia konsultantów z branży logistyki, łańcucha dostaw, ale również ekspertów IT.
- Referencje. Warto sprawdzić referencje od innych klientów. Od ok. 10 lat zbieramy opinie od firm z USA i Skandynawii, tworząc rozwiązania dla logistyki międzynarodowej.
- Wsparcie techniczne. Należy pamiętać o sprawdzeniu, czy dostawca oferuje odpowiednie wsparcie techniczne. My zatrudniamy specjalistów IT z Polski, którzy pomogli nam również przeprowadzić test integracji systemu KSEF do fakturowania, który może być w przyszłości modułem integracyjnym w systemach WMS.
- Czas wdrożenia. Należy zawsze ustalić ramy czasowe, aby nie przekroczyć budżetu. Dlatego zawsze okres realizacji powinien być transparentny. Firmy powinny pytać o szacowany czas wdrożenia systemu.
Podsumowanie
Celem mojego artykułu było podkreślenie rosnącego znaczenia dostosowanych do potrzeb rozwiązań WMS w branży logistycznej. Dzięki dokładnemu rozważeniu takich czynników jak wielkość, rodzaj asortymentu, wymagania dotyczące integracji i koszty firmy mogą wybrać system WMS, który zoptymalizuje ich operacje magazynowe i zwiększy wydajność wraz z podejściem „evergreen”.
Zasadniczo opowiadam się za bardziej elastycznym i dostosowanym do potrzeb podejściem do zarządzania magazynem. Dlatego chcę podkreślić zalety szytych na miarę rozwiązań WMS w porównaniu z tradycyjnymi systemami. Jeżeli prowadzą Państwo magazyn jako MŚP, to rozwiązanie jest zdecydowanie bardziej opłacalne i w perspektywie czasu o wiele bezpieczniejsze, ponieważ gwarantuje elastyczne kontraktowanie i indywidualne wsparcie specjalistów.
Adexin koncentruje się na rozwoju systemów IT. Mamy bogate doświadczenie w logistyce, transporcie i łańcuchu dostaw, pomagamy klientom zautomatyzować rutynowe procesy, obniżyć koszty i wspieramy ich w transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa. Nasza działalność opiera się na bezpośrednim doświadczeniu ekspertów, pracujących od lat w branżach, w których optymalizujemy procesy.
Działamy na rynku polskim, Unii Europejskiej, USA i Skandynawii. Zatrudniamy specjalistów z Polski i USA, aby zapewnić najwyższą jakość i precyzję w realizacji projektów na każdym z rynków. Realizujemy zarówno małe projekty dla firm transportowych i logistyki, jak i duże wdrożenia dla korporacji. Adexin to sprawdzony partner IT z ponad 10 letnim doświadczeniem.
