zastosowania. Ustalenia te należy zamieścić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Modyfikując przepisy zakładowe, należy dochować trybu przewidzianego przepisami prawa pracy dla danego rodzaju aktu. Kodeks pracy, w art. 22², jasno określa podstawy prawne, według których pracodawca może stosować monitoring. Może być on prowadzony wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, takich jak konieczność zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrona mienia firmy czy potrzeba zachowania tajemnic, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Z drugiej strony, każdy podmiot, nawet ten niezatrudniający pracowników, ma obowiązek stosowania RODO, które nakłada na pracodawców dodatkowe obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych, do których zalicza się wizerunek. Pracodawca musi również wykazać, że stosowanie monitoringu jest proporcjonalne do celu, który ma zostać osiągnięty, co oznacza, że musi istnieć wyważenie między interesem pracodawcy a prawami pracowników. Spełnienie wymogu niezbędności oraz proporcjonalności ma kluczowe znaczenie. Oznacza to, że monitoring może zostać wdrożony wyłącznie w sytuacji, gdy jest rzeczywiście konieczny do realizacji określonego celu, takiego jak ochrona pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji czy zachowanie tajemnicy przedsiębiorstwa. Sam fakt technicznej możliwości zastosowania kamer nie stanowi wystarczającego uzasadnienia dla ich instalacji. Pracodawca powinien każdorazowo wykazać, że cel nie może zostać osiągnięty przy zastosowaniu mniej ingerujących środków. Istotne jest, by zgodnie z zasadą przejrzystości, informacje oraz komunikaty związane z przetwarzaniem danych osobowych były przedstawiane w sposób przystępny i klarowny, wykorzystując prosty i zrozumiały język. Wymóg ten odnosi się przede wszystkim do obowiązku poinformowania osób, których dane są przetwarzane, o tożsamości administratora, celach przetwarzania oraz innych istotnych kwestiach, które gwarantują uczciwość i przejrzystość tego procesu. Ponadto, pracodawca obowiązany jest do zapewnienia bezpieczeństwa danych poprzez wdrażanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zgodnie z art. 32 RODO. Przykładowym działaniem tego rodzaju jest szyfrowanie danych osobowych czy zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania, a ponadto ograniczenie dostępu do nagrań. Pracodawca pełniący funkcję administratora danych z monitoringu powinien w sposób wyraźny i czytelny oznaczyć obszary znajdujące się w zasięgu kamer. System monitoringu wizyjnego rejestruje nie tylko wizerunki pracowników, ale również osób postronnych, takich jak klienci, kontrahenci czy dostawcy. Informacja o obecności wideomonitoringu na danym terenie powinna być przekazywana za pomocą odpowiednich symboli graficznych lub komunikatów dźwiękowych. Co ważne tereny objęte monitoringiem muszą być oznaczone najpóźniej dzień przed jego uruchomieniem. Zakres stosowania monitoringu Monitoring powinien obejmować wyłącznie obszary niezbędne do osiągnięcia założonych celów. Zgodnie z przepisami, monitoring wizyjny nie powinien obejmować pomieszczeń prywatnych pracowników, takich jak szatnie, sanitariaty, stołówki, palarnie czy pomieszczenia udostępniane zakładowym organizacjom związkowym. Jeżeli w danym przedsiębiorstwie monitoring obejmuje któreś z wymienionych pomieszczeń, lepiej już dziś wprowadzić odpowiednie zmiany, by nie narazić się na odpowiedzialność. Warto podkreślić, że w wyjątkowych przypadkach monitoring w takich pomieszczeniach jest dopuszczalny, np. gdy jest to konieczne do zapewnienia bezpieczeństwa i nie narusza to godności pracowników. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, należy wystąpić o zgodę przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Art. 13 RODO, czyli obowiązek informowania Zgodnie z art. 13 RODO pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o zastosowaniu monitoringu. Jednak w praktyce oznacza to, że pracodawca musi uprzedzić pracowników o rejestrowaniu obrazu i celu jego wykorzystania z odpowiednim wyprzedzeniem. Informacja ta musi zostać przekazana najpóźniej na 14 dni przed uruchomieniem systemu monitoringu, Safety Manager | nr 1 | maj–czerwiec 2026 25
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==